No atual contexto de pandemia, a necessidade de recorrer a assinaturas eletrónicas para formalizar contratos e assinar diversos tipos de documentos, origina dúvidas sobre a validade destes documentos e a possibilidade de poderem mais tarde ser utilizados como um meio de prova válido. 

Entretanto, foi publicado o Decreto-Lei n.º 12/2021, de 9 de fevereiro, que assegura a execução na ordem jurídica interna do Regulamento (UE) 910/2014, relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interno.

Neste artigo analisamos um dos temas mais atuais e que suscitam muitas questões, quer do ponto de vista jurídico, quer do ponto de vista operacional. Destacamos, assim, os principais aspetos sobre a contratação e assinaturas eletrónicas que deve conhecer para garantir a validade dos seus contratos e documentos eletrónicos.

1. Contratação eletrónica

 De acordo com a legislação portuguesa, os negócios jurídicos podem ser celebrados por via eletrónica.

 Dessa admissibilidade geral estão especialmente excluídos os negócios jurídicos:

• familiares e sucessórios;
• legalmente sujeitos a reconhecimento ou autenticação notariais;
• reais imobiliários, com exceção do arrendamento;
• de caução e de garantia, quando não se integrarem na atividade profissional de quem as presta; ou,
• que exijam a intervenção de tribunais, entes públicos ou outros que exerçam poderes públicos.

A contratação eletrónica é habitualmente concretizada por duas ou mais pessoas, fisicamente, através de meio eletrónico, ou por uma pessoa, através de simples adesão eletrónica ou preenchimento de formulário automático.

Menos comum no quotidiano, mas cada vez mais frequente, a contratação eletrónica também pode ser efetivada por meio automatizado entre sistemas eletrónicos e sem intervenção humana, onde se incluem os denominados smart contracts.

2. Assinaturas eletrónicas

As assinaturas eletrónicas são fulcrais no âmbito da contratação eletrónica, representando dados em formato eletrónico que são utilizados pelo signatário para assinar documentos.

No diagrama abaixo identificamos três tipos de assinaturas eletrónicas:

As assinaturas eletrónicas não se confundem com as assinaturas manuscritas ou autógrafas, nem mesmo com as assinaturas digitalizadas, as quais são meras cópias, por digitalização, de assinaturas manuscritas.

De notar que os certificados qualificados de assinaturas eletrónicas emitidos por prestadores de serviços de confiança qualificados em Estado-Membro da União Europeia são automaticamente reconhecidos em qualquer outro Estado-Membro.

3. Assinaturas eletrónicas de gerentes, administradores e procuradores

Os gerentes, administradores e procuradores de sociedades comerciais podem assinar documentos com assinaturas eletrónicas, existindo soluções disponíveis especificamente para representantes legais, dispensando a comprovação de poderes com documentos adicionais.

Sem prejuízo, essas pessoas podem também assinar documentos com as suas assinaturas eletrónicas pessoais, sendo aí recomendável que se junte ao documento assinado um comprovativo dos poderes de representação da pessoa coletiva para o efeito.

4. Efeitos legais das assinaturas eletrónicas

Às assinaturas eletrónicas não podem ser negados efeitos legais, nem a admissibilidade enquanto prova em processo judicial.

Porém, apenas a aposição de assinatura eletrónica qualificada a um documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa de documento escrito em papel e cria a presunção de que:

• a pessoa que apôs a assinatura é o titular desta (ou representante, com poderes bastantes, da pessoa coletiva em causa);
• foi aposta com a intenção de assinar o documento eletrónico; e,
• o documento eletrónico não sofreu alterações.

Quando seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada, o documento eletrónico tem a força probatória (plena) de documento particular assinado. Os demais documentos aos quais não sejam apostas assinaturas eletrónicas qualificadas são apreciados nos termos gerais.

Dada a equivalência entre assinaturas eletrónicas qualificadas e assinaturas autógrafas, todos os contratos para os quais a lei exige forma escrita (por exemplo, contratos de arrendamento, contratos de trabalho a tempo certo e acordos de cessação), quando efetuados eletronicamente deverão ser assinados com recurso a assinaturas eletrónicas qualificadas. Caso contrário, ocorrerá violação dos requisitos legais de forma e tais contratos poderão ser inválidos.

5. Selos eletrónicos

As pessoas coletivas podem ser titulares de selos eletrónicos, os quais podem ser usados, por exemplo, em faturas, certidões e declarações.

O selo eletrónico consiste em dados eletrónicos apensos ou logicamente associados a outros dados em formato eletrónico para garantir a origem e a integridade destes últimos, permitindo confirmar que determinado documento foi emitido por uma específica pessoa coletiva.

6. Comunicação de documentos eletrónicos

Os documentos eletrónicos comunicados por meio de comunicação eletrónica consideram-se enviados pelo remetente e recebidos pelo destinatário se forem transmitidos para o endereço eletrónico definido por acordo das partes e neste for recebido.

A comunicação de documentos eletrónicos aos quais seja aposta assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, por meio de comunicação eletrónica que assegure a efetiva receção, equivale à remessa por via postal registada. Se a receção for comprovada por mensagem de confirmação dirigida ao remetente pelo destinatário em idêntica forma, equivale à remessa por via postal registada com aviso de receção.

7. Armazenamento de documentos eletrónicos

Os documentos eletrónicos assinados eletronicamente podem ser arquivados em formato digital (disco rígido, memória externa, por exemplo) ou físico (em papel). 

Mas a assinatura eletrónica só se mantém válida em meio eletrónico, não sendo possível verificar, por exemplo, a validade do certificado qualificado associado à assinatura quando o documento em causa esteja impresso em papel.

De notar que as cópias de documentos eletrónicos que não permitam a verificação e validação das assinaturas eletrónicas ou dos selos eletrónicos, são válidas e eficazes nos termos gerais, mas apenas têm a força probatória do respetivo original se a sua conformidade com este for atestada por Notário.

Os documentos eletrónicos deverão ser sempre conservados em arquivo digital, mesmo que, simultaneamente, em arquivo físico.

8. Regime excecional e temporário

Devido aos impactos nefastos da pandemia, atualmente é reconhecida às cópias digitalizadas e às fotocópias dos atos e contratos a força probatória dos respetivos originais, salvo se a pessoa a quem forem apresentadas requerer a exibição do respetivo original.

A assinatura das cópias digitalizadas dos atos e contratos por via manuscrita ou por via de assinatura eletrónica qualificada não afeta a validade dos mesmos, ainda que constem no mesmo ato ou contrato formas diferentes de assinatura.

Artigo redigido de acordo com a legislação vigente em 17 de fevereiro de 2021.